همه راجع به فرآیند کسب و کار صحبت میکنند، اما سردرگمی های زیادی در این باره وجود دارد. به منظور ایجاد شفافیت، در اینجا مجموعه ای از اطلاعات در مورد این موضوع ارایه شده است. همچنین به دلایل لزوم درک این فرآیندها اشاره خواهد شد.
فهرست محتوا
فرآیند کسب و کار چیست؟
مجموعه ای از گام ها است که توسط یک گروه از ذینفعان برای رسیدن به یک هدف انجام میشود. هر گام در یک فرآیند به یک مشارکت کننده تفویض می شود. این یک بلوک بنیادی برای بعضی از ایده ها مانند مدیریت فرآیند کسب و کار، خودکارسازی فرآیند و مانند اینها میباشد.
اهمیت فرآیندهای کسب و کار
نیاز برای مزیت های یک فرآیند کسب و کار در شرکتهای بزرگ کاملا مشخص است. یک فرآیند در یک خط زمانی در هر کسب و کاری شکل میگیرد و مسیر فعالیت های فردی را مشخص می کند. این فرآیند به دنبال اطمینان یافتن از استفاده بهینه از منابع هست.
دلایل کلیدی برای لزوم فرآیندهای تعریف شده در کسب و کار
- شناخت فعالیت های مهم برای اهداف بزرگتر کسب و کار.
- بهبود کارآیی.
- ساده سازی ارتباط بین افراد/عملیات/بخشها.
- اطمینان از مناسب بودن و استفاده بهینه از منابع.
- جلوگیری از آشوب به دلیل درگیر شدن در فعالیتهای روزمره.
- استاندارد سازی رویه ها برای تکمیل وظایفی که مساله اصلی کسب و کار هستند.
۷ گام برای چرخه عمر فرآیند کسب و کار
- تعریف اهداف : هدف فرآیند چیست؟ چرا فرآیند ایجاد شده است؟ از کجا میتوان فهمید که فرآیند موفق شده است؟
- برنامه ریزی و ایجاد نقشه برای : استراتژی های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف کدامند؟ این یک نقشه راه برای فرایند است.
- تنظیم فعالیت ها و اختصاص افراد به آنها: مشخص کردن وظایف انفرادی برای تیمها و ماشین ها برای انجام برنامه.
- آزمون فرآیند: انجام فرآیند در مقیاس کوچک به منظور بررسی نحوه عملکرد آن. مشاهده شکافها و نیاز به اصلاحات.
- پیاده سازی فرآیند: شروع به اجرای فرآیند در محیط زنده. ارتباط درست و آموزش همه ذینفعان.
- پایش نتایج: بازبینی فرآیند و تحلیل الگوها. بایگانی تاریخچه فرآیند .
- تکرار: اگر فرایند توانایی رسیدن به اهداف مورد نیاز را دارد، باید آنرا برای فرآیندهای آتی تکرار کرد.
یک مثال برای فرآیندهای کسب وکار
به عنوان یک مثال، به فرآیند به کارگیری و استخدام در بخش منابع انسانی نگاهی می اندازیم. از شروع ارسال پیشنهاد شغلی مراحل چندی درگیر فرآیند می شوند. اگرچه این می تواند از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد، اما یک نمونه ساده جریان کاری می تواند مانند شرح زیر باشد:
- مسئول منابع انسانی نیاز به شغل را به روز رسانی میکند.
- کاندیداهای مختلف در پرتال درخواست میدهند.
- مدیر منابع انسانی کاندیداها را بررسی کرده و بهترین موارد را فیلتر می کند.
- کاندیداهای انتخاب شده برای شرکت در مراحل بعدی فراخوانده میشوند.
- کاندیدای مناسب برای آخرین مرحله انتخاب میشود.
- مذاکرات پیرامون شرح شغل و حقوق انجام میگیرد.
- پیشنهاد نهایی ارسال شده و کاندیدا می پذیرد.
سپس این فرآیند به عنوان یک الگو در بلند مدت به کار برده میشود.
ویژگی های یک فرآیند کسب و کار ایده آل کدامند؟
چهار ویژگی برای یک فرآیند ایده آل برشمرده شده اند:
- محدود: یک فرآیند کسب و کار خوب نقطه آغاز و پایان مشخصی دارد. همچنین دارای تعداد مشخص مراحل میباشد.
- قابل تکرار بودن: آنرا میتوان در تعداد بالا تکرار کرد.
- خلق ارزش : هدف نهایی از این کار ایجاد ارزش برای فعالیت های در حال اجرا می باشد. هر گامی که ارزش ایجاد نمیکند باید حذف شود.
- انعطاف پذیری: طبیعت یک فرآیند در اینجا باید منعطف باشد. تا بتواند با تغییرات هماهنگی لازم ایجاد کند.
برخی از واژگان مرتبط
اتوماسیون فرآیند کسب و کار یک استراتژی مبتنی بر فناوری برای اتوماسیون فرآیند تجارت به منظور دستیابی به آن با حداقل هزینه و در زمان کوتاه تر است. این برای فرآیندهای تجاری ساده و پیچیده بسیار مفید است. برخی از حوزه هایی که اتوماسیون بسیار مفید است به شرح زیر میباشند:
- دستیابی به کارآیی بیشتر.
- کاهش اشتباهات انسانی.
- انطباق با نیازهای متغیر کسب وکار.
- مشخص کردن نقش و مسئولیتهای مشاغل.
مدیریت فرآیند کسب و کار
یک رویکرد سیستماتیک برای ایجاد فرآیند های سازمان به صورت کارآ تر و پویا برای پاسخ گویی به نیازهای متغیر کسب و کار میباشد. بهبود مستمر یکی از فلسفه های هسته ای هست که در مرکز مدیریت فرآیند قرار می گیرد. این یک رویکرد ادامه دار میباشد که به منظور بهبود فرآیندها دایما در جریان خواهد بود.
مدل سازی فرآیند کسب و کار
یک ارایه دیاگرامی/ساختاری از جریان فعالیتهای کسب وکار در سازمان یا عملیات در یک سازمان میباشد. استفاده اصلی آن در ایجاد پرونده و مستندسازی است تا بتوان جریان بهبودی و ارتقا در امور را شناسایی کرد. به طور معمول در این فرآیندها از مدلهای استاندارد بهره گرفته میشود.
بهبود فرآیند کسب و کار
یک ابتکار برنامه ریزی استراتژیک است که هدف آن تغییر شکل فرآیندهای کسب و کار بر اساس عملیات ، سطح پیچیدگی ، مهارت کارکنان و غیره است تا کل فرآیند را معنی دارتر ، کارآمدتر کرده و به رشد کلی کسب و کار کمک کند. این کار معمولاً با نقشه برداری فرآیند آغاز می شود و هدف اصلی آن هم ترازی منابع IT با اهداف تجاری سازمانی است. بسیاری از ابزارهای بهبود فرآیند در بازار وجود دارد که به شما در این زمینه کمک می کند.
مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار
طراحی مجدد کامل فرآیندهای تجاری پس از تجزیه و تحلیل دقیق به منظور ایجاد تأثیرات اساسی است. این شامل شناسایی هسته ناکارآمدی ، حذف کارهایی است که هیچ ارزشی ندارند و حتی اجرای یک تغییر از بالا به پایین در روش طراحی یک فرآیند برای ایجاد یک تحول کلی.
نقشه برداری فرآیند کسب و کار
روشی برای مستند سازی ، شفاف سازی و تقسیم توالی فرآیند به مراحل منطقی است. نقشه برداری یا به صورت نوشتاری انجام می شود و یا با استفاده از نمودار جریان تجسم می یابد. یک نرم افزار نقشه برداری فرآیند را انتخاب کنید که به کاربران تجاری امکان می دهد تمام فرآیندها را براساس مراحل منطقی و با یک رابط بصری بصری ترسیم کنند.
تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت
فرآیند شناسایی نیازهای تجاری و تصمیم گیری در مورد راه حل هایی است که به بهترین وجه مشکلات تجاری را حل می کند. این می تواند شامل بهبود فرآیند ، توسعه سیاست، تغییر سازمانی یا برنامه ریزی استراتژیک میباشد.
مزایای استفاده از این فرآیندها شامل موارد زیر هست:
- کاهش ریسک.
- حذف کارهای اضافی.
- حداقل کردن هزینه ها.
- بهبود همکاری.
- چابکی.
- بهره وری بهبود یافته.
- راندمان بالاتر.
- انطباق بیشتر.
