مدیریت خرید چیست: اهمیت، مراحل، شیوه ها

مدیریت خرید شامل خرید کارآمد کالاها و خدمات برای محدود کردن هزینه ها و به حداکثر رساندن سود است. یک مدیر خرید اغلب با فروشندگان کار می کند و تلاش می کند تا تحویل مواد ضروری را با نیازهای تولید هماهنگ کند. اگر مدیریت خرید را درک کنید، می توانید به بهینه سازی تولید کارکنان، حذف ضایعات و برآورده کردن تقاضای مصرف کننده کمک کنید. در این مقاله، مدیریت خرید چیست، چرا اهمیت دارد، انواع چرخه‌های خرید و بهترین شیوه‌های مدیریت خرید بحث می‌کنیم.

مدیریت خرید چیست؟

مدیریت خرید مدیریت فرآیند خرید مواد مورد نیاز یک شرکت برای عملکرد و تولید محصول است. یک فرآیند خرید کارآمد می تواند به شرکت کمک کند تا هزینه ها را محدود کند و در عین حال سود خود را به حداکثر برساند. مدیریت خرید اغلب شامل ارزیابی موجودی، ردیابی ظرفیت ذخیره سازی و رسیدگی به مسائل توزیع است. همچنین، مدیریت خرید شامل ارزیابی اجزای زنجیره تامین و تلاش برای شناسایی بهترین قیمت ممکن برای مواد مورد نیاز است.

اغلب، یک مدیر خرید با فروشندگان خارجی کار می کند که لوازم یا مواد را در اختیار شرکت قرار می دهند. مدیر همچنین ممکن است روابط با شرکت های حمل و نقل که مواد را تحویل می دهند مدیریت کند. در این نقش، مدیر ممکن است درباره قراردادها مذاکره کند و عملکرد فروشندگان را ارزیابی کند. مدیر ممکن است به طور معمول برای کنترل هزینه ها برای خدمات و مواد درخواست پیشنهاد دهد.

چرا مدیریت خرید مهم است؟

در اینجا دلایلی وجود دارد که مدیریت خرید مهم است:

فضا را بهینه می کند

مدیریت خرید می تواند به یک شرکت کمک کند تا از فضای خود به درستی استفاده کند. به عنوان مثال، اگر شرکت مواد خام بیش از حد را در زمان نامناسب خریداری کند، ممکن است مواد تا زمانی که نیاز باشد در انبار باقی بماند. ذخیره سازی برای شرکت هزینه دارد و باعث هدر رفتن فضا می شود. اگر شرکت در زمان‌بندی خرید کارآمدتر بود، شرکت به فضای کمتری نیاز داشت یا می‌توانست از فضای خود برای چیزی غیر از ذخیره‌سازی استفاده کند.

تولید به موقع را اجرا می کند

جریان تولید به موقع به یک فلسفه مدیریتی اشاره دارد که به دنبال همسوسازی تولید و تقاضای مصرف کننده است. این فلسفه به دنبال حذف بیش از حد تولید و تحویل کالا به مشتریان «در زمان مقرر» برای پاسخگویی به تقاضای مشتری است. پتانسیل هدر رفتن مواد یا نیاز به ذخیره سازی را از بین می برد. مدیریت خرید می تواند نقش اصلی را در اجرای تولید به موقع ایفا کند، زیرا ورود مواد اولیه باید با تولید و تحویل محصولات به مصرف کنندگان هماهنگ باشد.

تولید را به حداکثر می رساند

مدیریت خرید مناسب می تواند به یک شرکت اجازه دهد تا با اطمینان از داشتن مواد مورد نیاز کارکنان، تولید را به حداکثر برساند. اگر یک شرکت مواد زیادی سفارش دهد، مواد در انبار یا هدر می روند. اگر یک شرکت مواد بسیار کمی سفارش دهد، می تواند بر تولید تأثیر منفی بگذارد، زیرا ممکن است کارمندان مواد کافی برای تکمیل وظایف خود نداشته باشند.

سود را افزایش می دهد

یک فرآیند مدیریت خرید کارآمد می تواند منجر به افزایش سود شود. اگر به درستی انجام شود، مدیریت خرید می تواند به افزایش بهره وری، کاهش هزینه هر واحد و افزایش حاشیه سود محصول کمک کند. مدیریت خرید همچنین می تواند به شرکت اجازه دهد تا از هدر دادن مواد خام یا متحمل شدن هزینه های ذخیره سازی بی مورد جلوگیری کند.

هزینه ها را کنترل می کند

مدیریت خرید می تواند به روش های مختلف به کنترل هزینه ها کمک کند. به عنوان مثال، مدیریت خرید شامل درک زنجیره تامین و نوسانات بازار مواد خام است. مدیریت خرید مناسب شامل جستجوی بهترین قیمت ممکن برای مواد اولیه است. سایر اقدامات کنترل هزینه شامل کاهش و حذف ناکارآمدی ها مانند هزینه های ذخیره سازی است.

مراحل چرخه خرید چیست؟

مراحل زیر از چرخه خرید می تواند به شما در درک و مدیریت فرآیند کمک کند:

درخواست خرید

درخواست خرید یک سند داخلی است که معمولاً توسط مدیر یا سرپرست بخش ثبت می شود. درخواست نیاز به کالا یا خدمات را مشخص می کند. گاهی اوقات ممکن است یک درخواست برای یک بار نیاز باشد. در مواقع دیگر، یک فرد ممکن است به طور مرتب مطالب ضروری برای نقش تیم خود را درخواست کند. درخواست معمولاً شامل نام شخصی که درخواست می‌کند، بخش، توضیح مختصری از مواد، دلیل نیاز آن، مقدار مواد و قیمت بهینه است. معمولاً یک شرکت دارای یک فرم استاندارد است که اطلاعات اولیه یکسانی را برای هر درخواست درخواست می کند.

تصویب هزینه

درخواست کالا معمولاً از طریق یک فرآیند تأیید می گذرد. بررسی درخواست ممکن است ارزیابی کند که آیا درخواست با بودجه شرکت مطابقت دارد یا خیر. معمولاً یک شرکت نیازهای سال خود را پیش‌بینی می‌کند و بودجه‌ای را تقسیم بر فصل‌های مالی ایجاد می‌کند. اغلب، اگر درخواست برای محصولات یا کالاها، شرکت را از بودجه برنامه ریزی شده اش برای مواد خارج کند، ارزیابی اتفاق می افتد. ممکن است دلایل مختلفی برای فراتر از بودجه درخواستی وجود داشته باشد. به عنوان مثال، ممکن است فروش شرکت بالاتر از حد انتظار باشد و تولید مواد بیشتری را برای حفظ سرعت درخواست کند.

فرآیند پروپوزال

گاهی اوقات، چرخه خرید ممکن است شامل ایجاد یک درخواست برای پیشنهاد باشد. این پیشنهاد بیان می کند که شرکت به چه چیزی نیاز دارد، انتظارات آن را مشخص می کند و از فروشندگان بالقوه می خواهد که برای قرارداد مناقصه کنند. درخواست‌های معمول برای کالاهای معمولی احتمالاً هر بار درخواست پیشنهاد را ایجاد نمی‌کنند. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است با یک تامین کننده برای مواد با قیمت تعیین شده برای یک سال قرارداد داشته باشد. در چنین شرایطی، شرکت ممکن است یک بار در سال درخواست پیشنهاد را صادر کند، به این امید که بهترین قیمت ممکن را دریافت کند.

انتخاب تامین کننده

انتخاب تامین کننده معمولاً پس از درخواست پیشنهاد انجام می شود. یک مدیر خرید پیشنهادات شرکت را ارزیابی می کند و سپس پیشنهاد هر فروشنده را در نظر می گیرد. گاهی اوقات مدیر ممکن است بهترین پیشنهادها را دنبال کند و از فروشندگان سوال بپرسد. در برخی موارد، مدیر ممکن است با یک فروشنده احتمالی تماس گرفته و مستقیماً مذاکره کند.

به عنوان مثال، شاید فروشنده شهرت بسیار خوبی داشته باشد، اما پیشنهاد آنها کمی بالاتر از یک رقیب بود. مدیر ممکن است با فروشنده مذاکره کند تا پیشنهاد را اصلاح کند. اگرچه هزینه ها می تواند نقش مهمی در انتخاب تامین کننده داشته باشد، یک مدیر خرید عوامل دیگری مانند خدمات مشتری، پشتیبانی و شهرت کلی برای کیفیت کار را نیز در نظر می گیرد.

ایجاد سفارش خرید

سفارش خرید یا قرارداد منعکس کننده شرایط توافق شده بین شرکت و فروشنده است. به عنوان مثال، یک مدیر خرید ممکن است یک فروشنده را استخدام کند تا مواد خاصی را برای شرکت خود فراهم کند. در این صورت، قرارداد ممکن است میزان مواد دریافتی آنها در ماه، قیمت مواد و مهلت‌هایی را برای زمان رسیدن مواد تا هر ماه تعیین کند.

یک قرارداد ممکن است برای یک بار تحویل، مقدار مشخصی از مواد یا یک زمان خاص باشد. گاهی اوقات قرارداد ممکن است شامل استثناهایی برای شرکت یا فروشنده باشد. به عنوان مثال، اگر هزینه مواد به سطح معینی افزایش یابد، ممکن است محرکی وجود داشته باشد که به یکی از طرفین اجازه می دهد قرارداد را فسخ کند.

بررسی فاکتور

فاکتور قبضی است که شرکت برای خدمات ارائه شده دریافت می کند. برای یک قرارداد در حال انجام، فروشنده ممکن است به طور منظم یک فاکتور استاندارد مربوط به کار قراردادی ارائه دهد. هر بار که فروشنده فاکتور را ارسال می کند، مراحل تأیید را طی می کند. گاهی اوقات شرکت ها برای فروشندگان کارت امتیازی ایجاد می کنند که به آنها کمک می کند عملکرد خود را ارزیابی کنند. ارسال فاکتور می تواند بخشی از فرآیند باشد، زیرا این امکان را برای بررسی مجدد کار طبق قرارداد توافق شده فراهم می کند.

تایید قرارداد

قبل از اینکه فروشنده شروع به کار برای شرکت کند، قرارداد نهایی مراحل تایید را طی می کند. این فرآیند ممکن است شامل بررسی قرارداد، بررسی پیشنهادات مخالف و مقایسه قرارداد با درخواست پیشنهاد باشد. همچنین، شرکت ها معمولاً اطمینان می دهند که یک قرارداد با بودجه برنامه ریزی شده آنها برای کار مطابقت دارد. اگر قرارداد با بودجه متفاوت باشد، مدیر خرید توجیه می کند. به عنوان مثال، شاید کمترین قیمت پیشنهادی بالاتر از میزان بودجه در نظر گرفته شده برای کار بوده است.

بهترین شیوه های مدیریت خرید

در اینجا چند بهترین روش وجود دارد که می تواند به شما کمک کند یک مدیر خرید موثر باشید:

استراتژی توسعه دهید

استراتژی خرید به معنای ایجاد برنامه ای برای نزدیک شدن به نیازهای شرکت شماست. برای مثال، ممکن است گروهی از تامین کنندگان منطقه ای را برای مدیریت نیازهای مکرر شرکت برای کالاها یا خدمات انتخاب کنید. آنها قابلیت اطمینان، انعطاف پذیری، کیفیت خوب و قیمت رقابتی را ارائه می دهند. با این حال، هنگام تامین مواد برای تولید، تامین کنندگان ملی را برای دسترسی به بازار بزرگتر و قیمت رقابتی تر انتخاب می کنید. استراتژی شما ممکن است شامل استفاده از درخواست پیشنهاد در صورت نیاز باشد.

زنجیره تامین را درک کنید

شناخت زنجیره تامین می تواند به شما در جهت خرید کالا و خدمات کمک کند. این می تواند به شما کمک کند تا اختلالات و نحوه تأثیر آنها بر عرضه شما را تشخیص دهید. به عنوان مثال، فروشندگان شما ممکن است به تامین کنندگان خود وابسته باشند. یک اختلال می تواند یک اثر کاهشی ایجاد کند که در نهایت بر شرکت شما تأثیر می گذارد. فرض کنید یکی از فروشندگان شما موادی را از یک تامین کننده ساحل غربی دریافت می کند، اما یک آتش سوزی بر تامین کننده تاثیر می گذارد. در این صورت، ممکن است بتوانید از فروشنده ای که از یک تامین کننده ساحل شرقی استفاده می کند که تحت تأثیر اختلال قرار نگرفته است، منابع موقت دریافت کنید.

در سیستم سفارش خرید سرمایه گذاری کنید

یک سیستم سفارش کامپیوتری می تواند به ایجاد کارایی و ساده سازی فرآیند سفارش کمک کند. با استفاده از این نوع نرم افزار می توانید چرخه خرید خود را سازماندهی کرده و درخواست ها را مدیریت کنید. حتی اگر در چندین مکان انبار و امکانات دارید، سیستم می تواند به همه اجازه سفارش دهد. همه سفارشات را می توان در یک مکان مدیریت بررسی و پردازش کرد.

سیستم سفارش خرید همچنین به شما کمک می کند پیشرفت سفارش را مدیریت کرده و عملکرد فروشندگان را ارزیابی کنید. به عنوان مثال، سیستم می‌تواند پیگیری کند که آیا فروشنده به یک مهلت رسیده است یا چه مدت طول کشیده است تا سفارش را پس از پردازش انجام دهد. این سیستم می تواند تا حد زیادی سوابق کاغذی را حذف کند و زمان سفارش کارمندان را کاهش دهد.

ریسک را مدیریت کنید

مدیریت خرید اغلب می تواند شامل مدیریت و درک ریسک های بالقوه باشد. قبل از تصمیم گیری در مورد تامین کننده، خوب است که خطر را در برابر منافع احتمالی ارزیابی کنید. به عنوان مثال، ممکن است یک تامین کننده به شما تخفیفی برای مواد اولیه مورد نیاز برای تولید ارائه دهد. با این حال، تامین کننده دورتر است و شما نگرانی هایی در مورد توانایی آنها برای تحویل به موقع دارید. انتخاب تامین کننده می تواند باعث صرفه جویی در هزینه شود، اما اگر مواد دیر برسد، ممکن است با اختلال پرهزینه ای در تولید مواجه شوید. گاهی اوقات، بهتر است ایمن باشید تا اینکه یک تصمیم بالقوه خطرناک برای صرفه جویی در هزینه بگیرید.

روابط ایجاد کنید

یک روش خوب در مدیریت خرید، ایجاد روابط با فروشندگان و تامین کنندگان است. رابطه با یک تامین کننده می تواند به شما در غلبه بر چالش های غیرمنتظره کمک کند. اگر با یک تامین کننده رابطه قوی دارید، اگر در موقعیت دشواری قرار گرفتید، ممکن است به شما کمک کنند. به عنوان مثال، فرض کنید به طور غیرمنتظره ای به یک محموله اضافی خارج از قرارداد خود نیاز دارید. در این صورت، یک تامین کننده ممکن است آن را بر اساس اعتماد و روابط تجاری موجود شما تحویل دهد.

کیفیت را ارزیابی کنید

اگرچه بخش قابل توجهی از مدیریت خرید بر صرفه جویی در هزینه متمرکز است، کیفیت نیز یک عامل مهم است. فروشنده ای که کمی بیشتر هزینه می گیرد اما همیشه به موقع تحویل می دهد، می تواند ارزشمندتر از فروشنده ای با قیمت پایین تر باشد که به طور مزمن تاخیر می کند. یک مدیر خرید می تواند کیفیت یک فروشنده را از چند طریق ارزیابی کند. به عنوان مثال، ایجاد یک کارت امتیازی فروشنده را در نظر بگیرید که انتظارات فروشنده را فهرست می کند. کارت امتیازی ممکن است شامل مقولاتی مانند به موقع بودن، پاسخگویی و کیفیت کالاهای تحویل شده باشد.