مدیریت زمان راهی است که ما تصمیم میگیریم از زمان استفاده کنیم تا بهره وری مان را به بالاترین میزان برسانیم. این کلید دستیابی به اهداف خواهد بود. همه ما می خواهیم که از ۲۴ ساعت شبانه روز بیشتر استفاده را ببریم.. اگرچه، بعضی از افراد به شادمانی، بهره وری، و موفقیت بیشتری می رسند. در حالی که روز برای همه ۲۴ ساعت است!
چگونه مب توان با مدیریت زمان به موفقیت بیشتری دست یافت؟ شما تنها به درک یک مفهوم نیاز دارید: مدیریت آگاهانه زمان. در ادامه نکاتی ارایه شده است که می تواند یاری دهنده شما برای استفاده از بزرگترین سرمایه زندگیتان باشد. بله، عمرشما…
مرتبط : مدیریت استراتژیک ، مدیریت در بحران ، وظایف پنج گانه مدیریت
فهرست محتوا
کلیدها در مدیریت زمان
بازرسی زمان
با پیدا کردن جایی که زمانتان را صرف می کنید، شروع کنید. اغلب بین چیزی که فکر می کنید و واقعیت تفاوت جدی وجود خواهد داشت. میتوانید برای این کار از یک اپلیکشن مدیریت زمان یا دفترچه یادداشت استفاده کنید و همه کارهایی که در طول یک هفته انجام میدهید را ضبط نمایید.
با این داده ها شما می توانید چیزهایی پیدا کنید که نیاز به بهبود دارند. برای مثال، ممکن است وقت زیادی را در نشستهای غیرضروری یا کارهای با اولویت پایین یا شبکه های اجتماعی می گذرانید.
قبل از جلسات، نتایج مورد نظرتان را مشخص نمایید.
یک هدف مشخص قبل از شروع هر جلسه ای در ذهنتان داشته باشید. داشتن دستور جلسه باعث خواهد شد تا بدانید که قرار است چه کاری انجام شود و از این شاخه به آن شاخه نروید.
محدودیت زمانی برای کارها
برای مدیریت زمان بهتر به ارزیابی زمانی خود مجددا توجه کرده و ببینید که برای چه کارهایی بیش از اندازه وقت میگذارید. با محدود کردن زمان برای این موارد، میتوانید به شکل موثرتری روی کارهای مهمتر کار کنید.
اگر همچنان فکر میکنید که ورای این محدودیت ها هستید، جریان کاری خود را ارزیابی کرده و کارهایی که اتلاف کننده زمان هستند را محدود کنید.
برنامه ریزی هفتگی
داشتن یک برنامه هفتگی به شما کمک میکند که روی اولویت ها کار کنید. بهتر است این کار را در تعطیلات آخر هر هفته انجام دهید که ذهن بازتر می باشد. توجه داشته باشید که میزان انرژی و خلاقیت شما در طول هفته یکسان نیست و نوسان میکند.
کارهای کم اهمیت را در ساعات کم انرژی قرار دهید. مهمترین کارها را برای روزهای وسط هفته بگذارید که سطح انرژی معمولا بیشتر است. روز سه شنبه و چهارشنبه برای انجام جلسات مناسبتر هستند. روزهای آخر هفته را به برنامه ریزی و شبکه سازی اختصاص دهید. البته اینها قواعد کلی در مدیریت زمان نیستند و میتوانند در افراد متفاوت باشند. بنابر سطح انرژی خودتان این دستورالعمل را بازبینی کنید.
ایجاد یک برنامه روزانه
سی دقیقه اول هر روز را به ایجاد برنامه روزانه و لیست کارهایی که باید انجام داد، اختصاص بدهید. این لیست را طوری تنظیم کنید که انگار کارها انجام شده اند. مثلا به جای “ارسال گزارش به مدیریت” بنویسید”گزارش به مدیریت ارسال شد.”
این کلک کوچک باعث میشود که قدری انگیزه بیشتر ایجاد شود.
ایجاد لیستی از کارهای انجام شده
گاها، انجام وظایف پیش بینی نشده در طول روز روی می دهد. این کارها را در لیستی جداگانه و در پایین لیست کارهای روزانه اضافه کنید. این کار باعث رضایت بیشتر شما خواهدشد. در پایان هفته دیدن این قسمت از کارهای روزانه باعث میشود که اعتماد به نفس بیشتری در مدیریت زمان به دست بیاورید.
مهمترین کارها در اول صبح
بهترین ساعات و موثرترین زمان برای افراد معمولا اول صبح می باشد. مطمئن شوید که از این ساعتها به شکل هوشمندانه استفاده میکنید. در این ساعات ذهن فعالتر بوده و میتوان با انرژی بیشتری به فعالیتها پرداخت. به خصوص فعالیتهایی که نیاز به کار ذهنی بیشتری دارند.
مسدود کردن حواس پرتی ها
عواملی که باعث حواس پرتی میشوند را حذف کنید. به طور مثال اینترنت گوشی را قطع نمایید. یا درب اتاق کارتان را ببندید.
چندکاره نباشید.
محققان انجام چندکار با هم را رد کرده اند. اگر شما اعتقاد دارید که می توانید در آن واحد چند کار را با کیفیت بالا انجام دهید، لازم است تجدید نظر کنید.
منتظر الهام گرفتن نباشید – الان انجام دهید.
بعضی از هنرمندان برای به وجود آمدن الهام صبر می کنند. بعضی از بازرگانها تا در محیط کاری مناسب نباشند، کارهای جدی را انجام نمیدهند.
به افکاری که از خارج در حین کارکردن روی شما تاثیر میگذارند توجه کنید. به آنها اجازه ندهید که فعالیتهای شما را مدیریت کنند. نسبت به احساسات و رویاهایتان آگاه باشید. شروع به کار کنید، حتی زمانی که اطمینان کافی ندارید و به انگیزه تان اعتماد داشته باشید.
کمال گرا نباشید.
آیا زمانی که همه چیز عالی هست، می توان هر کاری را به بهترین نحو انجام داد؟ لزوما نه.
برای فوق العاده بودن، باید مکررا شکست خورد و از اشتباهات یاد گرفت. به هر تلاشی به مانند یک تجربه نگاه کنید. یک گام با ارزش در سفر شما برای مدیریت زمان و هر چیز دیگر، یادگیری است.
در جزییات کوچک گیر نکنید.
به جای درجا زدن در کمال گرایی، یک تصویر بزرگ در ذهنتان حفظ کنید. روی اولویتها تمرکز کنید. همواره باید ارزیابی کنید که در برابر زمانی که میگذارید چه چیزی به دست خواهید آورد.
استراحت را در برنامه کاریتان بگنجانید.
مغز انسان تنها برای ۹۰ دقیقه میتواند در یک زمان تمرکز داشته باشد. هر ۹۰ دقیقه یکبار به ذهنتان استراحت بدهید تا بتوانید بهره وری را در طول روز حفظ کنید.
از زمان انتظار بیشترین بهره را ببرید.
این برای هر کسی اتفاق می افتد: انتظار در صف، در اتاق انتظار، فرودگاه، ایستگاه قطار و….
به ایمیلها پاسخ بدهید، تمرکز و استراحت کنید. کتاب بخوانید. به یک پادکست گوش دهید. مدیریت زمان یعتی استفاده هنرمندانه از زمان!
سازماندهی ایمیل ها
ایمیلهای زیاد و به هم ریخته هم میتوانند باعث به از دست رفتن زمان بشوند. ایمیلهایی که اضافی هستند را پاک کنید. جی میل به شما بعضی از ویژگی ها را ارایه میدهد تا بتوانید ایمیلها را بهتر مدیریت کنید.
سمت دیگر مغز را تمرین بدهید.
در سرگرمی هایی وارد شوید که باعث درگیر شدن قسمتهای بدون استفاده از مغز میشوند. شما خواهید توانست که مسائل را زودتر حل کنید و خلاقیت بیشتری داشته باشید.
گذراندن زمان در خارج از منطقه آسایش شما را به سمت موفقیت هدایت خواهد کرد. اگر یک حقوق دان هستید، رقصیدن را یاد بگیرید. اگر یک پیانیست هستید، هنرهای رزمی تمرین کنید. اگر یک توسعه دهنده نرم افزار هستید، بیرون بروید و اجتماعی باشید.
ورزش کنید.
ورزش یک راه ثابت شده برای مدیریت استرس روزانه میباشد. حتی اگر وقت کمی دارید ورزش کنید. هفته ای سه بار باشگاه بروید. روی بام طناب بزنید. با یک جفت دمبل کار کنید. رهتر است که این کار را روزانه انجام دهید، حتی اگر زمان آن بیشتر از ۲۰-۳۰ دقیقه نباشد.
کاهش استرس یعنی استفاده بهتر از زمان و استفاده بهتر از زمان هم همان مدیریت زمان است.
خواب مناسب و کافی
کسانی که فکر میکنند با خواب کمتر به بهره وری بیشتری از زمان میرسند در اشتباه مطلق هستند. افراد خسته زودتر گیج شده و تمرکزشان را از دست میدهند. به اندازه کافی بخوابید بدنتان سرحال شود.
از تقویم استفاده کنید.
استفاده از تقویم، تنها محدود به تنظیم جلسات نیست. برای کارها خط پایان مشخص کنید. محل جلسات را بنویسید. …
بگویید نه!
زمان شما سرمایه شماست. زمانتان را برای هر چیز یک هر کسی هدر ندهید. به طور اتوماتیک هر قراری را نپذیرید. قدری سبک سنگین کردن موضوعات همیشه به نفعتان خواهد بود.
تنها به دلیل زنگ خوردن تلفن به آن جواب ندهید.
قرار نیست به هر زنگ یا ایمیلی پاسخ دهید. گاها لازم است که بعدا تماس بگیرید تا تمرکز کاریتان به هم نریزد.
سیستمتان را تبدیل به عادت کنید.
تمام ایده هایی که در بالا ارایه شد ار با هم ترکیب کنید. سپس باید آنها را به عادت تبدیل نمایید. یک برنامه منطقی و شدنی ایجاد کنید. سپس بعد از مدتی خواهید که مدیریت زمان تبدیل به عادت شما خواهد شد.
اوقات خوبی داشته باشید – مهم نیست که چه چیزی باشد.
همه کارها از جمله مدیریت زمان برای این هستند که زندگی بهتری داشته باشیم. از هر روز باید لذت برد. زندگی مثل نواختن یک ساز است که باید آنرا به خوبی یاد گرفت تا صدایی خوب به گوش برسد.
هر کسی ریتم خود را باید پیدا کند. پیدا کردن ریتمتان به شما یاد میدهد که چگونه در بهترین گام به سمت هدفها حرکت کنید.
