خرید استراتژیک چیست[۷ مرحله و نکات]

۰ 2,710 خواندن این مطلب 6 دقیقه زمان میبرد

خرید استراتژیک به عنوان فرآیند “برنامه ریزی، اجرا، ارزیابی و کنترل تصمیمات خرید استراتژیک و عملیاتی برای هدایت کلیه فعالیت های عملکرد خرید به سمت فرصت هایی مطابق با قابلیت های شرکت برای دستیابی به اهداف بلندمدت” تعریف می شود (کار و اسملتزر، ۱۹۹۷).

از آنجایی که خرید مسئول ۵۰ تا ۸۰ درصد ارزش افزوده خارجی یک شرکت است (در بین صنایع متفاوت است)، مدیریت خرید و عرضه استراتژیک نقش کلیدی در موفقیت شرکت دارد. به طور خلاصه، یک شرکت استراتژی‌های خرید استراتژیک متفاوتی را برای توسعه کانال‌های عرضه خود به منظور اتخاذ تصمیمات خرید مقرون‌به‌صرفه با کمترین هزینه کل (نه فقط پایین‌ترین قیمت خرید) از سوی تامین‌کنندگان کارآمد اجرا می‌کند که محصولات با کیفیت بالا را به موقع و در زمان مقرر تحویل می‌دهند.

فهرست محتوا

تفاوت بین تهیه، خرید و منبع یابی چیست؟

قبل از اینکه عمیق تر به خرید استراتژیک و فرآیند خرید استراتژیک بپردازیم، یک موضوع وجود دارد که باید در رابطه با تفاوت بین خرید، تدارکات و منبع یابی بپردازیم. این اصطلاحات اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند که به طور قابل توجهی خطوط بین آنها را محو کرده است. همه آنها بسیار نزدیک به هم هستند، اما هر کدام معنای متمایز خود را دارند. دانستن تفاوت بین آنها برای شفافیت یا بهینه سازی تصمیم خرید مهم است.

تدارکات

تدارکات یک عملکرد تجاری است که مربوط به کسب کالاها و خدمات حیاتی برای یک سازمان است. این یک اصطلاح چتری است که شامل فرآیندهای خرید و منابع می گردد. این شامل هر مرحله از فرآیند دستیابی به کالاها و خدمات از جمله:

شناسایی نیازها
درخواست کالا و خدمات
بررسی و تایید
یافتن منبع
سفارش خرید
رسید برای کالاها و خدمات
رسید برای فاکتور
پرداخت فاکتور

خرید

فرآیند خرید به بخشی از زنجیره تدارکات مربوط به خرید یک محصول یا خدمات از یک تامین کننده اشاره دارد. خرید بخش معاملاتی تملک است. تدارک موضوع است در حالی که خرید فعل است. تمام وظایفی که مستقیماً به نحوه سفارش کالاها و خدمات مربوط می‌شوند، خرید هستند – فعالیت‌هایی مانند منبع استراتژیک و مذاکره قرارداد فروشنده، خرید هستند.

یافتن منابع

منبع یابی همانطور که از این اصطلاح پیداست به فرآیند یافتن بهترین تامین کننده برای محصول یا خدمات مورد نظر اشاره دارد. این یک فرآیند زیر مجموعه ای از خرید است که همیشه قبل از خرید انجام می شود. هنگامی که در مورد منبع یابی استراتژیک صحبت می شود، به فرآیند توسعه کانال های عرضه با بیشترین ارزش اشاره دارد، نه فقط پایین ترین قیمت خرید.

۱۰ مورد از فواید مدیریت استراتژیک

تفاوت بین خرید استراتژیک، تدارکات استراتژیک و منبع استراتژیک چیست؟

تفاوت بین خرید، تدارکات و منبع یابی کاملاً آشکار است. با این حال وقتی در مورد خرید استراتژیک، تدارکات استراتژیک و منبع یابی استراتژیک صحبت می شود، این مورد صادق نیست. این خطوط در طول سال‌ها به‌طور فزاینده‌ای محو شده‌اند و هر سه در مواقعی به جای یکدیگر استفاده می‌شوند.

تدارکات استراتژیک: تدارکات استراتژیک فرآیندی در سطح سازمان است که در تلاش برای بهینه سازی فرآیند کامل تدارکات از جمله اطمینان از عرضه به موقع کالاها و خدمات در راستای اهداف تجاری سازمان و در عین حال کاهش ریسک در زنجیره تامین است. به عبارت دیگر، بهینه سازی فرآیند کامل دستیابی به کالا. به عنوان مترادف مستقیم برای خرید استراتژیک استفاده می شود.

خرید استراتژیک: در حالی که “خرید” فرآیندی متمایز از تامین منابع و تدارکات است، “خرید استراتژیک” به عنوان مترادف مستقیم برای تدارکات استراتژیک استفاده می شود.

منبع یابی استراتژیک: منبع یابی استراتژیک به روند مستمر بهبود و ارزیابی مجدد کانال های عرضه یک شرکت، با هدف ایجاد روابط همکاری طولانی مدت با تامین کنندگان، در نظر گرفتن تامین کنندگان به عنوان شرکای ارزشی حیاتی اشاره دارد. این حوزه بر فعالیت هایی که منجر به خرید واقعی می شود تمرکز دارد.

استراتژیک چیست و استراتژیک بودن یعنی چه؟

فرآیند خرید استراتژیک

فرآیند خرید استراتژیک می تواند بسیار پیچیده باشد. از آنجایی که این یک فرآیند در سطح سازمان است، برای مقایسه به ورودی‌های همه بخش‌های داخلی و حوزه‌های عملکردی و همچنین داده‌ها و اطلاعات از منابع خارجی متعدد نیاز دارد. ما پیشنهاد می کنیم یک تیم مدیریت خرید استراتژیک خاص را برای اطمینان از کارآمد بودن این فرآیند تا حد امکان گرد هم آورید. این تیم باید مسئول انتخاب جهت کلی برای خرید شما، همسو با استراتژی کسب و کار شما باشد. سپس تیم مدیریت خرید استراتژیک شما از داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول فرآیند خرید استراتژیک برای توسعه و اجرای یک برنامه خرید استراتژیک کامل استفاده می‌کند.

در زیر ما ۷ مرحله اجرای استراتژی موفقیت آمیز خرید و مدیریت عرضه را بیان خواهیم کرد.

درک یک تحلیل نیازهای داخلی یا تحلیل هزینه انجام دهید

قبل از هر چیز دیگری، برای اینکه بتوانید شروع به توسعه استراتژی مدیریت خرید استراتژیک خود کنید، باید عملکرد فعلی خود را محک بزنید و نیازها و اهداف خود را شناسایی کنید. این شامل جمع آوری انواع مختلف داده از جمله:

هزینه و ارزش تمام فعالیت ها و دارایی های شرکت – هزینه های مدیریت، تامین کنندگان داخلی و خارجی، هزینه های فرآیند و غیره.
سطوح منابع – نیروی کار، فضا، استفاده از خدمات، گردش مالی و غیره.
فناوری – قدمت و ظرفیت تجهیزات تولیدی، تجهیزات و نرم افزارهای اطلاعاتی و ارتباطی و غیره.
مالکیت فکری – دارایی ها، مجوزها، حقوق، حق ثبت اختراع، حق چاپ و غیره.
پروژه ها – تحقیق و توسعه، ابتکارات بازاریابی و غیره
سطوح موجودی و سیستم های مدیریتی برای لوازم و کالاها
عملکرد – تولید، ظرفیت، توزیع، فروش، بازده و غیره
داده های مالی – پیش بینی های درآمد و رشد، جریان نقدی، مالیات، ROI و غیره.
داده های اقتصادی – پیش بینی ها، روندهای پولی، نوسانات ارز، شاخص های کالا، اطلاعات بازار، فعالیت بازار عرضه کننده و غیره.
پیش بینی های رشد – فروش، درآمد و غیره
بازخورد از ذینفعان و تامین کننده

ارزیابی بازار تامین کننده

در مرحله بعد، اگر به دنبال تامین کنندگان جدید هستید، تامین کنندگان بالقوه ای را که منابع عملی مواد خام، قطعات، کالاهای نهایی یا خدمات مورد نیاز شما هستند، ارزیابی و شناسایی کنید. اگر الزامات و خواسته های خاصی دارید، ممکن است تعداد گزینه های مناسب را محدود کند. به عنوان مثال، اگر یک ماده خام خاص فقط در یک کشور در جهان یافت شود، گزینه های شما بسیار محدودتر خواهد بود.

جمع آوری اطلاعات تامین کننده

تامین کنندگان باید با دقت انتخاب شوند. توانایی یا ناتوانی یک تامین کننده می تواند عامل تعیین کننده برای موفقیت عملیات شما باشد. در مورد اطلاعات تامین کننده زیر تحقیق کنید:

شهرت و عملکرد
صورت های مالی
گزارش های اعتباری
منابع
در صورت امکان، سایت تامین کننده را بررسی کنید و همچنین با مشتریان فعال و غیرفعال تامین کننده خاص صحبت کنید.

اطلاعات استخراج‌شده در این مرحله می‌تواند دقیقاً برای شروع مذاکرات با تأمین‌کنندگان فعلی‌تان برای دستیابی به معامله بهتر در مورد قراردادها استفاده شود.

یک استراتژی منبع یابی/برون سپاری ایجاد کنید

بر اساس داده ها و اطلاعات جمع آوری شده در سه مرحله اول، یک استراتژی منبع یابی/برون سپاری ایجاد کنید. در اینجا چند نمونه از استراتژی های بالقوه منبع یابی آورده شده است:

خرید مستقیم: ارسال یک RFP (درخواست پیشنهاد) یا RFQ (درخواست قیمت) به چند تامین کننده منتخب.
خرید: خرید از یک تامین کننده مطلوب.
مشارکت استراتژیک: قراردادی را با یک تامین کننده منتخب امضا کنید.

اینکه کدام استراتژی برای سازمان شما مناسب است به عوامل مختلفی بستگی دارد از جمله:

رقابت پذیری بازار تامین کننده
منبع یابی/برون سپاری تحمل ریسک سازمانی
استراتژی کلی کسب و کار شما
انگیزه برای برون سپاری

اجرای استراتژی منبع یابی

استراتژی‌های منبع‌یابی که شامل اکتساب یا مشارکت‌های استراتژیک می‌شوند، تعهدات بزرگ، پیچیده و با منابع سنگین هستند. موارد زیر ویژگی هایی است که معمولاً با تأمین کنندگان درگیر در استراتژی های اکتساب یا مشارکت استراتژیک مرتبط است:

تامین کننده به نوعی در فعالیت اصلی شرکت شما نقش دارد، به عنوان مثال، تامین مواد خام برای یک محصول اصلی.
تامین کننده یکی از تعداد محدودی از تامین کنندگان با تجهیزات/فناوری خاص و/یا نیروی کار ماهر است.
تامین کننده بخشی از استراتژی تجاری شماست.

هنگام انجام یک خرید مستقیم، یک شرکت ممکن است در عوض با یک EOI (ابراز علاقه) شروع کند، یک RFP یا RFQ آماده کند، و به دنبال آن از تامین کنندگان شناسایی شده ای که آنها را ممکن می دانید به عنوان بخشی از فرآیند مناقصه رقابتی درخواست پیشنهاد دهد.

مذاکره با تامین کنندگان

مذاکره با تامین کنندگان جدید

تیم مدیریت خرید استراتژیک شما باید هر پاسخ تامین کنندگان بالقوه را ارزیابی کرده و آن را در معیارهای ارزیابی شما اعمال کند. پیشنهادها، قیمت‌ها یا پیشنهادها را ارزیابی کنید و از معیارهای انتخاب خود و فرآیندی برای فهرست کوتاه مناقصه‌گران برای پیشنهادهای دقیق‌تر (EOI) یا انتخاب اولین و دومین مناقصه‌دهنده (RFP یا RFQ) استفاده کنید. پس از تکمیل فرآیند ارزیابی، خرید استراتژیک شما انجام می‌شود. تیم در مذاکرات قرارداد با تامین کننده خاص شرکت خواهد کرد.

مذاکره با تامین کنندگان فعلی

بر اساس داده ها و اطلاعات جمع آوری شده از سه مرحله اول وارد یک مذاکره مبتنی بر واقعیت شوید. تامین کنندگان فعلی خود را با داده های هزینه بازار مقایسه کنید و برای یک معامله بهتر بر اساس داده ها و حقایق واقعی برای حمایت از ادعاهای خود تلاش کنید. هرچه داده های بیشتری داشته باشید، مذاکره شما قوی تر خواهد بود.

یک استراتژی مذاکره مبتنی بر واقعیت، مذاکرات شما را بر روی حقایق و ارقام نگه می‌دارد تا اتهامات و احساسات مبتنی بر «احساس درونی».

اجرای طرح انتقال یا بهبودهای زنجیره تامین قراردادی

از تامین کنندگان برنده دعوت کنید تا در اجرای بهبودها در سراسر زنجیره تامین مشارکت کنند. تیم خرید استراتژیک شما باید یک برنامه ارتباطی و همچنین سیستمی برای اندازه گیری و ارزیابی نحوه عملکرد تامین کننده با توجه به KPI های شما ایجاد کند.

ادغام یک طرح انتقال به ویژه در مراحل اولیه استفاده از یک تامین کننده جدید و همچنین هنگام تعویض تامین کنندگان مهم است.